Automatické zaúčtovanie

Každý nový doklad — prijatá faktúra, bloček aj vystavená faktúra — dostane do minúty návrh zaúčtovania: predkontáciu, členenie DPH, riadok kontrolného výkazu, prípadne stredisko a činnosť. Nezáleží na tom, či prišiel e-mailom, zo skenera, z importu alebo ste ho napísali ručne.

Predkontácia sa hľadá v tomto poradí — prvý zdroj, ktorý zaberie, vyhráva:

1. Pravidlo účtovania (istota 100 %) — podľa partnera, textu, spôsobu úhrady, predmetu či odosielateľa e-mailu, krajiny, variabilného symbolu alebo typu dokladu. Pravidlá spravujete v Účtovníctvo → Pravidlá účtovania.
2. Zvyk partnera — keď ste aspoň tri z posledných desiatich dokladov od toho istého partnera zaúčtovali väčšinou rovnako. Istota je podiel zhody (najviac 98 %).
3. AI (prijaté faktúry a bločky) — vyberá výhradne z vašich predkontácií a povie, prečo. Kód, ktorý vo vašom číselníku nie je, sa zahodí.

Členenie DPH a kontrolný výkaz sa AI nepýta nikdy. Odvodia sa z režimu dane na doklade: tuzemsko s odpočtom (PD, B.2), bloček (B.3), bez nároku na odpočet (PN), prenesenie daňovej povinnosti, nadobudnutie tovaru a služby z EÚ (B.1), opravný doklad (C.2), osobitná úprava či firma, ktorá nie je platiteľ DPH.

Pravidlo platí, keď na doklad sedia všetky vyplnené podmienky: dodávateľ (IČO alebo časť názvu), typ faktúry, spôsob úhrady, kto doklad nahral, predmet e-mailu, e-mail odosielateľa (napr. @telekom.sk), krajina dodávateľa (bez nej na doklade platí krajina vašej firmy) a pri prijatej faktúre stály variabilný symbol — zmluva s operátorom či energiami. Pravidlo podľa partnera alebo VS má prednosť pred ostatnými.

Okrem predkontácie, členenia DPH a KV vie pravidlo bločku nastaviť pokladňu a doklad rozúčtovať pomerom (napr. telefón 70 % s odpočtom, 30 % bez odpočtu) — sumy sa dopočítajú pri odovzdaní z rozpisu DPH.

Predloha (záložka Predlohy v Pravidlách účtovania) je pomenované zaúčtovanie bez podmienky, napríklad „Nákup PHM – platba kartou“. Sama sa nepoužije — pri doklade ju vyberiete cez „Použiť predlohu…“ a doplní kódy, pokladňu, rad aj poznámku naraz.

V Nespracovaných dokladoch (vedľa tlačidla Vytvoriť) a pri zaúčtovaní prijatej faktúry či bločku je Vytvoriť pravidlo z tohto dokladu: predvyplní dodávateľa, kódy a ponúkne e-mail a VS z dokladu. Keď podobné pravidlo už máte, otvorí sa to — nevznikne druhé.

• Vypnutý — Faktero samo nič nenavrhuje; návrh si vyžiadate na doklade.
• Bezpečný (predvolený) — samo zaúčtuje doklady, ktoré sedia na pravidlo alebo na ustálený zvyk s istotou aspoň 95 %. Návrhy od AI čakajú na vás.
• Plný — navyše zaúčtuje aj návrhy od AI s istotou aspoň 90 %.

Režim a limit sumy nastaví majiteľ alebo admin firmy na stránke Zaúčtovanie na kontrolu alebo pri pravidlách účtovania. Po zapnutí sa týka len nových dokladov — staré sa samé nezaúčtujú.

Doklad sa nezaúčtuje sám nikdy, keď:

• súčet položiek alebo základ s DPH nesedí so sumou dokladu,
• ide o prenesenie či plnenie z EÚ a IČ DPH partnera nemá platné overenie vo VIES,
• suma je nad limitom firmy (predvolene 5 000 €),
• je to prvý doklad od tohto partnera,
• chýba predkontácia alebo sa nedá určiť členenie DPH,
• je odovzdaný do účtovníctva alebo zamknutý — taký sa vôbec nemení.

Ručne zaúčtovaný doklad automat nikdy neprepíše. Hodnoty, ktoré na doklade už sú, majú vždy prednosť pred návrhom.

V Účtovníctvo → Zaúčtovanie na kontrolu sú všetky nezaúčtované doklady s návrhom, zdrojom a dôvodom, prečo čakajú. Filtrujete podľa druhu, blokátora a zdroja, vyberiete a potvrdíte návrhy naraz.

Tlačidlo Navrhnúť zaúčtovanie pre nezaúčtované pripraví návrhy aj pre doklady spred zapnutia — nič pritom nezaúčtuje.

Automaticky zaúčtovaný doklad má štítok Zaúčtované automaticky · pravidlo X / zvyk 98 % / AI 91 % so zdôvodnením. Tlačidlom Zmeniť zaúčtovanie zrušíte, kódy upravíte a zaúčtujete znova. Nezaúčtovaný doklad ukáže návrh s blokátormi a tlačidlo Potvrdiť návrh.

Keď rovnakú opravu u toho istého partnera urobíte druhýkrát, Faktero ponúkne vytvoriť pravidlo s predvyplnenými podmienkami. Každá oprava sa zapíše do histórie dokladu.

Pohyby sa zaúčtujú pri vývoze výpisu do Pohody: pravidlo pre banku (účet, smer, protistrana) má prednosť, spárovaný pohyb dostane predvolenú predkontáciu pre banku. Pri nespárovaných pohyboch sa AI nepýta. Pravidlo pre banku s výsledkom Spárované bez dokladu (poplatky, mzdy, odvody) vybaví pohyb hneď, ako príde z banky alebo z nahratého výpisu — pozri Banka.