Nastavenia firmy

Firma → Údaje je jediné miesto, odkiaľ sa berú údaje na doklady. Čo je tu, to je na faktúre — meniť to na jednotlivom doklade sa nedá, a je to zámer: dve rôzne adresy na dvoch faktúrach tej istej firmy sú problém pri kontrole.

• Názov, IČO, DIČ, IČ DPH — pri zakladaní firmy sa doplnia podľa IČO z registra, takže ich stačí skontrolovať.
• Adresa, e-mail, telefón, web — tlačia sa v hlavičke dokladu.
• IBAN a SWIFT/BIC — bez IBAN-u sa na faktúru nevytlačí platobný QR kód. Je to najčastejšia príčina, prečo QR na doklade chýba.
• Mena — predvolená mena nových dokladov. Na doklade sa dá zmeniť.

Sadzby DPH sa nenastavujú — Faktero ich ponúka podľa krajiny firmy (SR 23 / 19 / 5 / 0 %, ČR 21 / 12 / 0 %).

Číselné rady sa spravujú v Nastavenia → Číselné rady. Rad je šablóna čísla viazaná na druh dokladu — faktúra, zálohová faktúra, dobropis, doklad k prijatej platbe, cenová ponuka, prijatá objednávka, objednávka u dodávateľa a pokladničný doklad.

Pri vystavovaní si rad vyberiete — rozbaľovacie menu je na faktúre, cenovej ponuke, prijatej objednávke, objednávke u dodávateľa, pokladničnom doklade aj na šablóne opakovanej faktúry. Predvolený rad je prvý, takže kto nič nemení, nič navyše nerobí. Doklad si uloží, z ktorého radu číslo dostal.

Na jeden druh môžete mať viac radov (pobočka, prevádzka, oddelený rad) a pri vystavovaní faktúry si vyberiete, z ktorého sa číslo vezme. Jeden rad je predvolený — z neho číslujú cesty, ktoré sa nepýtajú: appka, API aj opakované faktúry.

Tvar čísla sa vyberá zo zoznamu vzorov, kde je pri každom rovno vidieť výsledné číslo — 20260001, 202609001 (mesačný reset), 2026/001 a podobne. Predpona sa prispôsobí druhu dokladu, takže zálohová faktúra ponúka „ZF…“ a pokladňa „PD…“.

Keď vám žiadny vzor nesedí, vyberte Vlastná šablóna… a napíšte si číslo tak, ako ho chcete mať — aj s medzerami či vlastným textom. Doplní sa len poradie, keď ho vynecháte (na koniec ako {NNNN}), a jednomiestne {N} sa rozšíri na dve číslice, aby po deviatich dokladoch nepretieklo; formulár to povie vopred. V šablóne sa dajú použiť tokeny {YYYY} rok, {YY} rok dvojčíslím, {MM} mesiac a {NN} až {NNNNNN} poradie, kde počet písmen N určuje počet číslic. Text okolo tokenov je predpona, napríklad TT{YYYY}{NNN} → TT2026001. Keď je v šablóne mesiac, poradie sa resetuje mesačne, inak ročne — obrazovka to pri každom rade ukáže aj s prvým číslom.

Číslo sa neskladá počítaním riadkov, ale z radu — vďaka tomu nevznikne diera, keď sa doklad zmaže, a dve faktúry vystavené naraz nedostanú to isté číslo. Rad, z ktorého už doklady visia, sa zmazať nedá: dá sa len vypnúť, aby sa prestal ponúkať.

Keď ste rady nikdy nenastavovali, nič sa nemení — pri prvom doklade sa rad založí presne z tvaru, ktorý ste mali dovtedy.

Faktúry vystavené v telefóne bez signálu si číslo rezervujú dopredu. Keď taká faktúra dorazí neskôr, zapadne presne na svoje miesto.

Nastavenia → Vzhľad faktúry mení PDF, ktoré vidí odberateľ:

• Logo firmy — nahrá sa raz a je na každom doklade.
• Farba akcentu — čiary a nadpisy v doklade.
• Pätička dokladu — miesto na zápis v obchodnom registri, poznámku o prenesení daňovej povinnosti alebo poďakovanie.

Zmena sa prejaví na novo vygenerovaných PDF. Doklad, ktorý už odišiel e-mailom, sa spätne neprekresľuje.

Nastavenia → E-mailové šablóny určujú, čo príde odberateľovi spolu s PDF — zvlášť pre faktúru, ponuku aj upomienku. Do textu sa dajú vložiť premenné (číslo dokladu, suma, splatnosť), takže sa nič neprepisuje ručne.

V časti Šablóny pre odosielanie dokladov si založíte ľubovoľný počet šablón — každá pre typ dokladu (všetky faktúry, faktúra, zálohová, daňový doklad k platbe, dobropis, ťarchopis, upomienka, cenová ponuka) a jazyk (SK, CZ, DE, EN, HU). Premenné sa píšu v hranatých zátvorkách: [TYP_FAKTURY], [CISLO_FAKTURY], [SUMA], [SPLATNOST], [DATUM_VYSTAVENIA], [VS], [ODBERATEL], [FIRMA], [IBAN], [CISLO_OBJEDNAVKY]. Pri odoslaní sa vyberie šablóna, ktorá na doklad sedí najlepšie (presný typ má prednosť pred „všetkými faktúrami“, presný jazyk pred „všetkými jazykmi“); v okne odoslania ju môžete zmeniť. Keď žiadna nesedí, použije sa základný text vyššie.

Meno odosielateľa a Odpovedať na (Reply-To) sa nastavujú pri údajoch firmy. Odosiela sa z adresy Faktera, ale odpoveď príde vám — to je dôvod, prečo Reply-To netreba nechať prázdne.

Odosielanie z vlastnej adresy. V Nastavenia → Firma nastavíte vlastný SMTP server (Gmail, Microsoft 365, WebSupport, Seznam či server vašej domény). Faktúry, upomienky, cenové ponuky, samofaktúry a podklady pre účtovníka potom prídu z vašej adresy, napr. faktury@vasafirma.sk. Nastaviť to môže majiteľ alebo admin firmy; po uložení príde skúšobný mail a zapne sa len vtedy, keď prejde. Heslo je uložené zašifrované — pri Gmaile a Microsoft 365 použite heslo aplikácie. Keby váš server niekedy zlyhal, mail odíde cez Faktero a chyba sa ukáže pri nastavení.

V Nastavenia → E-shop a doprava pripojíte Shoptet a Zásielkovňu. Nastaviť to môže majiteľ alebo admin firmy; tokeny a heslá sú uložené zašifrované.

Shoptet — súkromný API token (Shoptet tarif Premium, v administrácii Prepojenia → API partneri; stačí skupina Objednávky na čítanie). Potom sa na tej istej stránke načítajú objednávky za zvolené obdobie a z vybraných vystavíte faktúry: odberateľ s IČO a IČ DPH, položky, doprava a zľavy so sumami presne z obchodu, číslo objednávky na faktúre. Zaplatená objednávka sa označí ako uhradená, dobierka má splatnosť v deň vystavenia. Tá istá objednávka faktúru druhýkrát nedostane.

Zásielkovňa — API heslo z klientskej sekcie Zásielkovne. Na detaile faktúry je potom tlačidlo Poslať cez Zásielkovňu: výdajné miesto vyberiete na mape (alebo zadáte id dopravcu pri doručení na adresu), hmotnosť a dobierku vo výške faktúry. Štítok stiahnete ako PDF a stav zásielky si viete kedykoľvek obnoviť. Vybrané dobierky nahráte z exportu faktúr Packety v Účtovníctvo → Výpis z platobnej brány.

V Nastaveniach účtu sa prepína, čo v aplikácii vidíte: fakturačný systém, knihu jázd, alebo oboje. Voľba mení celé menu — kto vedie len jazdy, nemá dôvod pozerať sa na faktúry.

Prepnúť sa dá kedykoľvek a o dáta sa tým nepríde. Ceny sú na cenníku.

Údaje firmy, vzhľad dokladu a číslovanie mení majiteľ a administrátor. Účtovník vedie doklady v plnom rozsahu, ale do nastavení firmy, bankových účtov ani API kľúčov nevidí.

Podrobne je to v manuáli Role a prístupy.

V údajoch firmy sa zaškrtáva Firma je platiteľ DPH a vyberá typ registrácie — § 4, § 4b alebo § 5 pre platiteľa, § 7, § 7a alebo bez registrácie pre ostatných. Pri vyhľadaní podľa IČO sa typ registrácie vyplní zo zoznamu Finančnej správy (českej firme z Registra plátců DPH).

Pod výberom je Overenie v registri DPH: kedy a čo register naposledy povedal a história registrácie. Zapnuté Automaticky overovať platiteľstvo DPH overuje firmu raz denne a po zmene IČO alebo IČ DPH. Prázdny režim DPH sa doplní sám, vyplnený sa nikdy neprepíše — keď s registrom nesedí, ukáže sa upozornenie s tlačidlom Prevziať z registra a ozve sa zvonček. Zvonček hlási aj novú registráciu, jej zrušenie a dôvody na zrušenie, ktoré zverejnila Finančná správa. Keď register firmu nevedie, prevzatie IČ DPH z firmy vymaže — okno to povie vopred a predošlé číslo ostane v histórii registrácie.

Voľba rozhoduje o tom, či sa v dokladoch ponúkajú sadzby DPH a aká veta pribudne na faktúru. Podrobnosti sú v manuáli k DPH.

Účtov môže byť viac — jeden je predvolený a pri vystavovaní faktúry sa dá prehodiť. Faktúra si vybraný účet zapamätá, takže neskoršia zmena predvoleného účtu staré doklady neprepíše.