Pokladňa, doklady a eKasa

Pokladňa odpovedá na otázku, koľko máte v hotovosti a ako sa k tomu číslu prišlo. Stav skladá z dvoch zdrojov:

• pokladničné doklady — vklady, výbery, tržby, ktoré nemajú vlastný doklad,
• doklady zaplatené hotovosťou z evidencie výdavkov (bločky).

Doklad zaplatený kartou alebo prevodom je výdavok, ale hotovosť neuberá. Toto rozlíšenie je jadro celého výpočtu — bez neho by pokladňa ukazovala mínus.

Pri každom doklade v Doklady → Nový doklad vyberte Platené: hotovosťou, kartou alebo prevodom.

Ak spôsob nevyplníte, Faktero berie doklad ako hotovostný — to je pri bločkoch najčastejší prípad. Keď vám pokladňa vychádza nižšie, než by mala, prvé miesto, kam sa pozrieť, sú doklady zaplatené kartou označené ako hotovostné.

Priamo v pokladni pridávate príjmy a výdaje, ktoré nemajú vlastný doklad — vklad majiteľa, odvod tržby do banky, drobný nákup bez bločku.

Číslujú sa v tvare PD{rok}{poradie}. Suma je vždy kladná, smer určuje druh pohybu.

Hotovostný bloček sa do pokladne neprepisuje. Pokladňa ho číta priamo z evidencie dokladov. Jedna suma, jedno miesto na opravu, žiadna synchronizácia — keby ste bloček zapísali aj ako pokladničný doklad, hotovosť by odišla dvakrát.

Tabuľka ukazuje pohyby vybraného mesiaca a pri každom priebežný zostatok. Nad ňou je zostatok na začiatku obdobia, aby stav sedel aj pri prezeraní starších mesiacov.

V rámci jedného dňa idú príjmy pred výdavkami. Inak by sa mohlo stať, že bloček zoradený pred vklad ukáže v ten deň mínus, hoci v pokladni nikdy nechýbalo.

Záporná pokladňa je vždy chyba v evidencii — v hotovosti sa do mínusu ísť nedá. Faktero na ňu upozorní; hľadajte chýbajúci vklad alebo doklad označený zlým spôsobom platby.

Každý bloček z eKasy má QR kód a v ňom identifikátor dokladu. Faktero ten identifikátor prečíta a doklad si vypýta priamo z Finančnej správy — teda z toho istého miesta, kde si doklad overuje aj ich vlastná aplikácia „Overenie pokladničného dokladu". Späť príde predajca, IČO, dátum, sumy, sadzby DPH aj jednotlivé položky, presne tak, ako ich predajca odoslal. Nič sa nehádá z fotky.

Stačí bločok odfotiť v Skeneri dokladov alebo v Doklady → Nový doklad; QR kód sa hľadá aj na fotke, takže netreba mieriť zvlášť naň. Odfoťte doklad celý.

Keď QR kód nie je alebo sa nedá prečítať — pokrčený bloček, vyblednutá termopáska, zahraničný doklad — údaje sa prečítajú z fotky. To je odhad, nie úradný údaj, a Faktero to pri doklade aj napíše. Vtedy si skontrolujte hlavne dátum a sumu.

Doklad sa vo Finančnej správe nemusí nájsť ani vtedy, keď ho predajca ešte neodoslal — pokladnica v režime offline ho posiela až dodatočne. Skúste to o pár hodín neskôr.

Spôsob úhrady sa z bločku prečítať väčšinou nedá. Pokladnica ho do eKasy posielať nemusí a väčšina ho neposiela — na doklade býva vytlačený, ale do údajov sa nedostane. Keď ho doklad nesie, Faktero ho predvolí; inak si po naskenovaní vyberiete hotovosť, kartu alebo prevod. Nie je to formalita: z pokladne uberá len doklad platený hotovosťou.

Položky sa ukladajú k dokladu tak, ako prišli, aj s rozpisom DPH po sadzbách. Bloček ich má často viac naraz — jedna sadzba by doklad popísala nesprávne.

Pokladničný doklad je daňový záznam ako faktúra, takže platí aj naň uzamknutie období. Po uzamknutí sa v ňom už nedá meniť dátum, suma ani popis.

Pokladničné doklady sú súčasťou mesačných podkladov aj priameho prepojenia s Pohodou — idú ako príjmové a výdavkové doklady. Pozrite si manuál k Pohode.

Rozpis DPH sa k nim nedopĺňa: pohyb v pokladni sadzbu nemá a vymyslená by bola tichá chyba v priznaní. Doklady s DPH sú prijaté doklady a faktúry.