Prepojenie s Pohodou

Doklady sa dajú do Pohody dostať tromi spôsobmi. Líšia sa len tým, kto nesie súbor:

1. Stiahnem a pošlem sám — v Účtovníctvo → Účtovné exporty vyberiete mesiac a stiahnete ZIP.
2. Odíde mailom samo — 5. v mesiaci, keď si to zapnete.
3. Pohoda si to vezme sama — priame prepojenie, žiadne súbory ani maily.

Všetky tri si pamätajú, čo už odišlo, takže sa doklad neodovzdá dvakrát. Pokojne ich aj kombinujte — keď si účtovníčka niečo natiahne konektorom, mail jej to už znova nepošle.

V Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou vyplňte skratky, ktoré má účtovníčka vo svojej Pohode: predkontácie (napr. 3Fv) a členenia DPH (napr. UD).

Bez nich doklady naimportuje bez chyby, ale zaúčtovanie si ku každému doklikáva ručne — teda presne tú prácu, ktorú mal export ušetriť. Stačí sa jej raz opýtať a prepísať to sem.

Sem patrí aj e-mail účtovníčky, na ktorý chodia mesačné podklady.

V Účtovných exportoch vyberiete mesiac a Faktero povie, koľko z neho ešte neodišlo. Vznikne jeden ZIP:

• XML na priamy import do Pohody — vydané faktúry, prijaté doklady, pokladňa
• súpisky v CSV na kontrolu
• PDF faktúr a skeny dokladov

Keď máte zapnuté číselníky (adresár, sklad, zákazky), sú v balíku tiež — každý ako vlastný súbor, aby si účtovníčka naimportovala len to, čo chce. Balík teda nesie to isté čo priame prepojenie.

Stiahnuť balík nič nezapisuje, takže sa dá stiahnuť koľkokrát chcete. Označiť za odovzdané a Poslať účtovníčke si už zapamätajú, čo odišlo, a nabudúce priložia len nové doklady.

Pri odoslaní mailom platí strop na prílohy. Keď sa PDF a skeny nezmestia, balík odíde bez nich a v maile je o tom poznámka — údaje na zaúčtovanie sú dôležitejšie než obrázky a doklady zostanú vo Fakteru.

V Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou zaškrtnite Posielať automaticky. Podklady za minulý mesiac potom odídu 5. ráno samy na adresu účtovníčky.

Piaty preto, že dovtedy bývajú doklady doplnené a zároveň ostáva čas do daňových termínov.

Je to vypnuté, kým to nezapnete — e-mail odchádza v mene vašej firmy, takže to musí byť vedomé rozhodnutie. Posiela sa vždy len to, čo ešte neodišlo.

Najpohodlnejšia cesta. Raz denne v noci si Pohoda stiahne doklady, ktoré v nej ešte nie sú, načíta ich a pošle späť správu o tom, ako import dopadol. Vďaka tomu Faktero vie, ktoré doklady sa naozaj založili a aké čísla dostali.

Nič sa neinštaluje. POHODA vie import spustiť sama z príkazového riadku, takže celé prepojenie je priečinok s dávkovým súborom a jedna naplánovaná úloha Windows. Neotvárajú sa žiadne porty — von ide len bežné zabezpečené spojenie, rovnako ako keby si niekto otvoril webovú stránku.

Pohoda ani nemusí byť spustená; dávkový súbor si ju otvorí a po skončení zavrie. Počítač však musí byť v tom čase zapnutý — keď nie je, prenos sa vynechá a doklady prídu ďalšiu noc.

1. V Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou dole kliknite na Stiahnuť balíček pre účtovníčku a pošlite jej ho.
2. Účtovníčka priečinok skopíruje na počítač, kde je POHODA — ideálne C:\Faktero, teda cesta bez medzier a diakritiky.
3. V súbore faktero-pohoda.cmd vyplní štyri riadky: cestu k Pohode, prihlasovacie meno a heslo do nej a názov databázy účtovnej jednotky (nájde ho v Pohode v Súbor → Účtovné jednotky, stĺpec Databáza).
4. Dvakrát klikne na ten istý súbor a pozrie sa, čo vypíše. Prvý beh najlepšie vtedy, keď v Pohode nikto nepracuje.
5. Keď prvý beh prejde, spustí nastav-ulohu.cmd — založí naplánovanú úlohu na druhú hodinu v noci.

V priečinku vzniká protokol.txt, kde je vidieť, čo sa kedy stalo. Keď niečo nesedí, začnite tam.

Keď prepojenie prestane chodiť, ozveme sa. Po týždni ticha vám príde e-mail — doklady sa medzitým nestratia, čakajú a odídu, hneď ako sa spojenie obnoví.

Kľúč je vložený priamo v súbore a dá sa kedykoľvek zneplatniť v Nastavenia → API kľúče. Prepojenie zrušíte zmazaním naplánovanej úlohy alebo celého priečinka.

Vždy:

• vydané faktúry, zálohové faktúry a dobropisy
• prijaté doklady — bločky aj prijaté faktúry, s rozpisom DPH po sadzbách
• pokladňa — príjmové a výdavkové doklady

Naviac, keď si ich zapnete v Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou:

• adresár — odberatelia idú do Pohody aj vtedy, keď im ten mesiac nič nefakturujete. Zmenený kontakt sa prepíše, nezaloží sa druhý.
• skladové karty — číselník zásob. Potrebuje vyplnené členenie skladu.
• skladové pohyby — príjemky a výdajky, aby v Pohode sedeli aj stavy skladu, nielen karty. Potrebuje zapnuté skladové karty.
• zákazky — a čo je hlavné, faktúra potom v Pohode nesie zákazku, takže z nej vidno výnos po zákazkách.

Pri priamom prepojení sa navyše k faktúre pripne odkaz na jej PDF — v Pohode ho účtovníčka nájde v záložke Dokumenty a otvorí jedným kliknutím. Dá sa vypnúť.

Účtovníctvo → Bankový výpis do Pohody vezme výpis stiahnutý z internetbankingu a vyrobí z neho súbor, ktorý POHODA načíta ako bankové doklady.

Keď banka ponúka XML, nahrajte XML — v internetbankingu mu hovoria SEPA XML alebo camt.053. Suma, variabilný symbol aj protistrana sú v ňom vlastnými poľami, takže sa nič nerozpoznáva a nič sa nemôže prečítať zle; načíta sa hneď, bez čakania. PDF zvládne tiež, aj naskenované, ale riadky z neho treba prejsť očami.

Popis, protistranu aj symboly si viete pred vývozom prepísať — doklad potom v Pohode rovno sedí a účtovník ho neopravuje. Odčiarknutý riadok sa nevyvezie.

Označenie platby hovorí, čím ten pohyb je — bankový poplatok, daň, mzda, úhrada faktúry, platba kartou… Výpis to sám nepovie a pritom práve podľa toho sa účtuje. Predvyplní sa odhadom (pri XML aj podľa kódu operácie od banky) a vy ho prepíšete. Do Pohody ide ako poznámka dokladu, do SEPA XML ako účel platby.

A hlavne: ku každému označeniu si viete zadať vlastnú predkontáciu z Pohody. Poplatok, daň a úhrada faktúry sa účtujú každé inam, takže doklad potom príde rovno zaúčtovaný a účtovník ho nepredkontováva. Čo necháte prázdne, dostane spoločnú predkontáciu. Predkontácie patria firme — vyplní ich jeden človek a majú ich všetci; nastavujú sa aj tu na tejto stránke, v sekcii Predkontácie podľa označenia platby.

Von idú dva súbory a každý patrí inam. SEPA XML (camt.053) do Banka → Načítanie výpisov: Pohoda ho vezme ako výpis od banky a platby si spáruje podľa variabilného symbolu. XML pre Pohodu je dávka dokladov do Súbor → Dátová komunikácia → XML import. Keď sa zamenia, Pohoda odpovie jedinou vetou — že súbor nezodpovedá stanovenej štruktúre formátu SEPA XML.

Banka. Účtovníčka si výpis načíta priamo z banky (a Faktero jej z neho vie vyrobiť súbor pre Pohodu — sekcia vyššie), takže náš export by v Pohode vyrobil druhý komplet bankových dokladov.

Množstvá na skladovej karte. Karta ide bez stavu — ten v Pohode vzniká príjemkami a výdajkami, takže dosadené číslo by sa rozišlo s dokladmi. Ak chcete mať v Pohode aj stavy, zapnite skladové pohyby: Faktero pošle príjemky a výdajky a sklad si Pohoda dopočíta sama, tak ako má.

Faktúry v cudzej mene. Pohoda chce rozpis po sadzbách vždy v domácej mene a kurz k faktúre neevidujeme — doláre by sa zaúčtovali ako eurá. Taký doklad sa preskočí, povieme to a je v súpiske na ručné zadanie.

Skladové karty samy o sebe idú do Pohody s nulovým stavom. Množstvá tam vznikajú príjemkami a výdajkami — a tie vieme posielať tiež, keď vo Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou zapnete skladové pohyby.

Pohyby z jedného dňa sa zlejú do jedného dokladu, takže z väčšieho príjmu nevznikne stovka príjemiek. Manko z inventúry odíde ako výdajka, prebytok ako príjemka.

Príjemka sa nezaúčtuje — nesie príznak „neúčtovať". Náklad je totiž už na prijatom doklade a pri sklade vedenom spôsobom A by ho príjemka zaúčtovala druhýkrát. Výdajka taký príznak nemá a nepotrebuje ho: úbytok zásob proti výnosu na faktúre nič nezdvojí.

Pohyb odíde až vtedy, keď je v Pohode jeho skladová karta. Ak ste karty práve zapli, prvá dávka ich pošle a pohyby prídu hneď za nimi.

Zrušená faktúra. Keď faktúru zrušíte po tom, ako už odišla, Faktero požiada Pohodu o stornujúci doklad. Pôvodný v účtovníctve ostáva — tak to má byť, doklad z evidencie len tak nezmizne.

Dobropis. Pri jeho vystavení sa dá vybrať, ktorú faktúru opravuje (tlačidlo „Ktorú faktúru opravuje" pri položkách). V Pohode potom vznikne ako opravný doklad naviazaný na pôvodnú faktúru, takže sa spárujú a sedí aj kontrolný výkaz. Bez výberu odíde ako samostatný doklad, ako doteraz.

Zálohová faktúra. Keď si ju konečná faktúra odpočíta, odpočet ide do Pohody ako vlastný druh položky — nie ako záporná bežná položka. Vďaka tomu ho Pohoda spáruje so zálohovou faktúrou a nezaúčtuje ako ďalšie plnenie.

Všetky tri sa odvolávajú na číslo, ktoré doklad dostal v Pohode. Kým sa jeho import nepotvrdí, väzba počká a doklad odíde bez nej — radšej doklad bez väzby než doklad, ktorý sa nenaimportuje vôbec.

Môže sa doklad naimportovať dvakrát? Nie. Každý doklad má stály identifikátor a Pohoda má zapnutú kontrolu duplicity, takže druhý pokus odmietne — aj keby ten istý doklad prišiel raz konektorom a raz z mailu.

Čo keď Pohoda doklad odmietne? Dôvod uvidíte v Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou a doklad sa vráti do fronty — príde znova, keď sa chyba opraví. Nezmizne.

Zmenil som zákazke názov, prepíše sa? Nie. Pohoda vie zákazku založiť, ale nie prepísať, takže zmenu treba urobiť aj tam. Pri odberateľoch a skladových kartách sa zmena prepíše sama.

Opravil som už odovzdanú faktúru. Oprava sa do Pohody neprenesie — doklad tam ostane v pôvodnej podobe. Ak treba, zrušte faktúru (vtedy pošleme storno) a vystavte novú, alebo rozdiel doriešte dobropisom.

Funguje to s mojou radou Pohody? Áno, aj so základnou. Nepoužívame mServer, ktorý býva obmedzený.

Používame mPohodu. Tá je iná aplikácia a doklady si do desktopovej Pohody sťahuje sama; naše XML čítať nepotrebuje. Import z mPohody do Faktera zvládame — nájdete ho v exportoch a importoch.