Prijaté faktúry

Prijatá faktúra je to, čo dlžíte vy. Bez jej evidencie vám chýbajú tri veci:

• prehľad o tom, čo je splatné a kedy,
• DPH na vstupe — daň, ktorú si môžete odpočítať,
• náklady zákaziek — subdodávky, materiál od dodávateľa.

V Prijaté faktúry → Nová zadajte dodávateľa, číslo faktúry, dátum vystavenia, dodania a splatnosti, sumu bez DPH a sumu celkom.

Dátum dodania rozhoduje o tom, do ktorého obdobia DPH faktúra patrí — vypĺňajte ho vždy, keď sa líši od dátumu vystavenia.

Faktúru priraďte na zákazku, ak patrí ku konkrétnej práci. Ide to aj dodatočne, keď je obdobie už uzamknuté.

Ručný zápis je len jedna z nich a väčšinou tá najpomalšia.

1. E-mailom — faktúru od dodávateľa prepošlete na svoju adresu a pripraví sa sama v Nespracovaných dokladoch. Najrýchlejšia cesta, popísaná v manuáli k dokladom. Kto vedie viac firiem, môže použiť rozdeľovač — jednu adresu pre všetky firmy; doklad pôjde do Nespracovaných tej, na ktorú je vystavený (podľa IČO, IČ DPH či DIČ odberateľa), a čo nesedí práve na jednu, počká na ručné priradenie.
2. Zo Skenera — PDF alebo fotku nahráte v Skeneri dokladov.
3. Presunom z Dokladov — keď sa z bločku vykľuje faktúra so splatnosťou, presuniete ju jedným tlačidlom a z Dokladov zmizne, aby sa náklad nepočítal dvakrát.
4. Ručne — ako vyššie.

V zozname je pri každej faktúre stĺpec Zapísal, takže vidíte, odkiaľ prišla: „E-mailom“, „Z dokladov“, alebo meno kolegu, ktorý ju vyplnil.

Cez Stĺpce si zvolíte, čo v zozname vidíte (napríklad IČO, DUZP, základ, DPH či predkontáciu), a cez Uložiť filter si odložíte často používaný výber. Oboje platí buď pre jednu firmu, alebo pre všetky vaše firmy naraz.

Okrem dodávateľa, dátumov a súm sú tam ešte dve veci, kvôli ktorým nemusíte otvárať prílohu:

• Položky z dokladu — riadky tabuľky, ktoré sa prečítali z prílohy. Sú len na prezretie: do skladu ani do účtovníctva nevstupujú a rozhodujú sumy v hlavičke. Faktúry zapísané pred zavedením tejto funkcie ich nemajú.
• Náhľad dokladu — PDF aj fotka sa zobrazia priamo na stránke, nič netreba sťahovať. Ak by ho prehliadač nezvládol (občas na mobile), je tam odkaz na otvorenie.

V kompaktnom rozložení je detail prijatej faktúry jeden stĺpec kariet: hlavička s kartou úhrady, účtovanie priamo na stránke (účtovná poznámka, komentár, dátum daňovej povinnosti, typ platby, predkontácia, členenie DPH a KV — každá zmena sa hneď uloží), prílohy, dodávateľ a odberateľ, položky, platobné údaje s kopírovaním a sumár po sadzbách DPH. Ceruzka otvorí úpravu s náhľadom dokladu vedľa polí, rovnako ako v Nespracovaných dokladoch. Odovzdaná alebo zamknutá faktúra sa dá len prezerať.

Faktero pri každej prijatej faktúre porovná odberateľa na doklade s vašou firmou — podľa IČO, DIČ a IČ DPH, a keď čísla na doklade chýbajú, aj podľa názvu. Keď odberateľ nesedí, faktúra pravdepodobne patrí inej firme: prišla na zlú adresu, preposlal ju kolega alebo účtovník s viacerými klientmi.

V Nespracovaných dokladoch sa vtedy nad údajmi ukáže červené upozornenie „Faktúra nepatrí firme …, odberateľ je …“ a pri Vytvoriť máte tri možnosti: faktúru zmazať do koša, presunúť k firme, ktorej patrí, alebo ju uložiť aj tak.

• Uložená faktúra má v zozname aj v detaile červený výkričník a kým ho má, nedá sa zaúčtovať — ručne, hromadne, pravidlom ani automatickým zaúčtovaním. Export a odovzdanie do Pohody či iného programu ju vynechajú s dôvodom a do hromadného príkazu na úhradu sa nedostane.
• Keď je odberateľ zle prečítaný alebo ste ho opravili, v detaile faktúry kliknite na „Faktúra patrí tejto firme“. Potvrdenie sa zapíše do histórie dokladu a faktúra sa dá zaúčtovať.
• Presunúť sa dá len do firmy, ku ktorej máte vo Faktere prístup a smiete v nej zapisovať doklady. Faktúra prejde aj so súbormi a väzby z vašej firmy (párovanie s bankou, zaúčtovanie, pravidlo, štítky) sa zrušia. O firmách, ku ktorým prístup nemáte, Faktero nič neprezradí — ani to, či vôbec existujú.

Rovnako sa kontrolujú faktúry z eFaktúry, z importu a z API. Keď údaje odberateľa na doklade nie sú, Faktero nič neblokuje.

Zaškrtnite riadky v zozname (alebo políčko v hlavičke pre všetky) a hore sa objaví lišta s akciami:

• Stiahnuť ZIP — PDF všetkých vybraných faktúr a k tomu súpiska v CSV. To je celý balík pre účtovníčku.
• Hromadný príkaz na úhradu — súbor SEPA XML, ktorý nahráte do internetbankingu (býva to „Import príkazov“ alebo „Hromadný príkaz“) a zaplatíte všetky vybrané faktúry naraz. Vyberiete účet, z ktorého sa platí, a dátum; faktúry môžu ísť aj každá až v deň splatnosti. Variabilný, špecifický a konštantný symbol sa prenesú tak, ako ich dodávateľ uvidí vo výpise. Symbol dlhší ako 10 číslic alebo s písmenami (napr. referencia RF… zahraničného dodávateľa) sa neoreže — ide celý ako referencia platiteľa. Faktúry bez IBAN-u, v inej mene než euro, už zaplatené alebo platené hotovosťou či kartou sa do príkazu nedostanú — okno povie ktoré a prečo. Za zaplatené sa faktúry neoznačia hneď — až keď platbu z účtu spárujete s faktúrou (Faktero to samo navrhne).
• XML pre Pohodu — vybrané faktúry na import do Pohody, zaúčtované aj nezaúčtované (nezaúčtované dostanú predvolenú predkontáciu firmy). Koncepty a stornované sa vynechajú. Pri zapnutom schvaľovaní ide do príkazu na úhradu aj na platbu cez banku len schválená faktúra.
• Hromadná akcia — účtovná položka, typ platby, členenie DPH a KV, poznámka, komentár, vlastný stav, štítky či úhrada pre všetky označené naraz; pozri manuál k dokladom.
• Označiť ako prijaté — hodí sa po prezretí dávky, ktorá prišla mailom. Stornované a už prijaté faktúry sa preskočia.
• Vymazať — pýta sa na potvrdenie a povie, koľkých faktúr sa to týka. Doklady idú do koša, nemažú sa natvrdo.

Dole pod zoznamom sa pri výbere ukáže súčet: koľko dokladov je označených, koľko stoja s DPH aj bez DPH, koľko z nich ešte čaká na export do účtovníctva a koľko na úhradu. Zálohová faktúra sa do súčtu nepočíta, dobropis ho znižuje a rôzne meny sa sčítavajú zvlášť. Tlačidlo Uhradiť v tej istej lište pripraví hromadný príkaz na úhradu z označených faktúr; rovnako to funguje aj v Nespracovaných dokladoch, kde sa IBAN, symbol a suma berú z vyčítaných údajov. Tá istá lišta je aj pri bločkoch a vystavených faktúrach.

Zoznam sa dá filtrovať podľa stavu, mesiaca a dodávateľa, a hľadať sa dá aj podľa variabilného symbolu, ktorý je vo vlastnom stĺpci.

Zoznam ukazuje, čo je splatné a čo po splatnosti. Po zaplatení faktúru označte za uhradenú.

Ak máte pripojený bankový účet, úhrady sa dajú párovať s bankovými transakciami a nemusíte ich zapisovať ručne.

Pri banke, ktorá to podporuje, sa dá faktúra rovno zaplatiť — tlačidlo „Zaplatiť cez banku“ na detaile pripraví príkaz a presmeruje vás do banky na podpis. Z účtu sa nič nestrhne, kým platbu nepodpíšete. Potrebná je k tomu faktúra s IBAN dodávateľa a samostatný súhlas na platby — súhlas na čítanie účtu nestačí.

Úhrady sa dajú zapisovať aj po častiach. Na detaile faktúry je karta úhrady so splatnosťou a sumou, ktorá ešte zostáva. Tlačidlo Pridať úhradu otvorí okno Úhrady: celková suma, už uhradené, aktuálna úhrada a koľko zostane. Čiastočne uhradená faktúra ostáva otvorená, kým súčet úhrad nedosiahne jej sumu — potom sa sama označí ako uhradená. Spárovaný pohyb z banky sa do úhrad započíta sám a zmizne, keď spárovanie zrušíte.

Prijatá faktúra je záväzok s dátumom splatnosti — zaplatíte ju neskôr, zvyčajne prevodom.

Doklad (bloček) je už zaplatený výdavok. Patrí medzi Doklady, nie sem.

Keď sa pomýlite, nič sa nedeje: doklad sa dá jedným tlačidlom presunúť sem a z Dokladov zmizne, aby ten istý náklad nefiguroval dvakrát.

Keď vám dodávateľ pošle zálohovú faktúru, zaevidujete ju rovnako ako bežnú — pri Druhu dokladu vyberiete Prijatá zálohová faktúra. Má vlastný zoznam Fakturácia → Prijaté zálohové faktúry, aby sa nemiešala s daňovými dokladmi.

Zálohová faktúra nie je daňový doklad: zaplatíte ju, ale daň si z nej neodpočítavate — tú prinesie až ostrá faktúra alebo doklad k prijatej platbe. Preto do výkazov k DPH ani do nákladov zákazky nevstupuje.

Faktúru nemusíte prepisovať: na oboch zoznamoch je tlačidlo Nahrať — vyberiete PDF alebo fotku a doklad prečíta tá istá AI ako pri doklade z pošty. Zálohovú faktúru spozná sama (podľa nadpisu, čísla aj názvu súboru) a zaradí ju medzi prijaté zálohy. To isté platí pre skener v appke: naskenovaná zálohová faktúra neskončí medzi bločkami, ale rovno tu.

Keď príde ostrá faktúra, pri jej zápise vyberiete v poli Zúčtováva prijatú zálohu tú zálohu, ktorú vyrovnáva. Ponúknu sa len nezúčtované zálohy toho istého dodávateľa. Záloha sa potom v zozname označí ako Zúčtovaná a v záväzkoch na prehľade sa už nepočíta druhýkrát.

Na prijatej faktúre sú štyri polia, ktoré rozhodujú, ako sa dostane do výkazov:

• Režim DPH — tuzemská faktúra od platiteľa ide do časti B.2 kontrolného výkazu, samozdanenie podľa § 69 do B.1, nadobudnutie tovaru z EÚ do riadkov 05 až 08 priznania. Keď pole necháte prázdne, režim sa odhadne podľa IČ DPH dodávateľa.
• Dátum dodania — rozhoduje o období; keď chýba, použije sa dátum vystavenia.
• Odpočítanie dane — keď si daň neodpočítavate, faktúra do časti B.2 nepatrí.
• Opravuje faktúru číslo — dobropis bez čísla pôvodnej faktúry sa do časti C.2 zapísať nedá.

Faktúra v cudzej mene sa po uložení prepočíta kurzom ECB — do priznania totiž vstupuje v eurách. Zostavenie výkazov popisuje manuál k výkazom k DPH.

Na detaile prijatej faktúry je časť Zaúčtovanie s predkontáciou, členením DPH (plnením) a kategóriou nákladu. Kódy píšete také, aké máte v Pohode; Faktero ponúkne tie, ktoré už používate. Prázdne pole znamená predvolenú hodnotu z nastavení prepojenia s Pohodou.

Hľadanie kódu: výber predkontácie či členenia DPH sa po kliknutí otvorí s políčkom na hľadanie — stačí napísať časť kódu, názvu alebo účtu (napríklad „phm“ alebo „501“), na diakritike ani veľkých písmenách nezáleží. Šípkami a Enterom vyberiete bez myši, Escape výber zavrie. Kód, ktorý v číselníku nie je, použijete voľbou Použiť kód. Hneď vedľa členenia DPH je členenie KV DPH — prázdne znamená automaticky (faktúra B.2, prenesenie B.1, opravná faktúra C.2).

Viac faktúr naraz zaúčtujete v zozname: označte ich a kliknite na Zaúčtovať. Vyplnené pole sa nastaví všetkým, prázdne nechá, čo na faktúre je. Opakujúcich sa dodávateľov zaúčtuje samo pravidlo účtovania (napríklad „Orange → predkontácia 5Fp, členenie PD“). Keď členenie DPH v okne nevyberiete a faktúra ho nemá, doplní sa z pravidla alebo zo zvyku dodávateľa. Faktúru, pre ktorú sa členenie nedá určiť ani z kategórie, predvolených či rozúčtovania, platiteľ DPH nezaúčtuje — okno ju vymenuje a tlačidlo Zaúčtovať ostane vypnuté.

Faktúra vytvorená z Nespracovaných dokladov je zaúčtovaná už vytvorením, keď sa pre ňu dá určiť predkontácia aj členenie DPH (z dokladu, pravidla, kategórie alebo predvolených). Kto chce každú faktúru zaúčtovať zvlášť, vypne to v Predkontáciách voľbou Vytvorený doklad je zaúčtovaný a pripravený na export.

Zaúčtované faktúry si berie konektor do Pohody — ako prijatú faktúru s číslom dodávateľa, dátumom dodania, splatnosťou a rozpisom DPH. Odovzdaná faktúra je označená V Pohode a vo Fakteri sa jej zaúčtovanie už nemení. Samofaktúra sa dá zaúčtovať až po odsúhlasení dodávateľom.

Rozúčtovanie na viac predkontácií: v časti Zaúčtovanie kliknite na Rozúčtovať na viac predkontácií. Každý riadok má vlastnú predkontáciu, členenie DPH, sadzbu, základ a DPH (napr. 80 € materiál 1Fp/PD a 20 € réžia 2Fp/PN). Súčty po sadzbách musia sedieť s faktúrou na cent — tlačidlo = zvyšok doplní rozdiel. Do Pohody ide faktúra s hlavičkou „Rozúčtovať“ a s položkami, z ktorých každá nesie svoje kódy. Rovnako sa dá rozúčtovať aj bloček (Doklady → otvoriť doklad → Zaúčtovanie).

Stiahnuť hneď: zaúčtovaná faktúra má tlačidlo Stiahnuť XML pre Pohodu (v zozname aj hromadne pre označené). Faktúra sa tým označí ako odovzdaná, aby ju konektor neposlal druhýkrát.

Zle zaúčtované alebo zatriedené: odovzdanú faktúru vrátite tlačidlom Vrátiť z Pohody (opraviť) — zaúčtovanie sa zruší a po oprave pôjde znova; v Pohode ju predtým zmažte, inak tam bude dvakrát. Bloček zaradený medzi faktúry presuniete späť tlačidlom Presunúť medzi doklady (aj s prílohou a úhradou z účtu). Odovzdaný bloček sa vracia v úprave dokladu, rovnako tlačidlom Vrátiť z Pohody. Dátum dodania (deň daňového plnenia) je vo formulári hneď pri dátume vystavenia — rozhoduje o období DPH.

Niekedy faktúru nepíše dodávateľ, ale odberateľ: výkupca dreva či kovov od drobných dodávateľov, firma, ktorá vypláca provízie obchodným zástupcom, vydavateľ autorom. Zákon o DPH to dovoľuje (§ 72 ods. 4), ak sú splnené tri veci:

• s dodávateľom máte písomnú dohodu uzavretú vopred,
• dodávateľ každú faktúru odsúhlasí,
• na faktúre je veta „Vyhotovenie faktúry odberateľom“.

1. Dohoda. V adresári otvorte kontakt dodávateľa a kliknite na Dohoda o samofakturácii. Zapíšte, od kedy platí (a prípadne do kedy) a číslo či dátum zmluvy. Bez platnej dohody samofaktúru vyhotoviť nedá.

2. Vyhotovenie. V Prijaté faktúry → Samofaktúra (to isté tlačidlo je aj vo Faktúrach a v ponuke „Vytvoriť“) vyberte dodávateľa a zadajte položky. Faktúra je jeho: v hlavičke je on ako dodávateľ, vy ako odberateľ, sadzby DPH sú podľa jeho krajiny a keď nemá IČ DPH, faktúra je bez dane. Číslo dostane z vášho radu Samofaktúry (SF2026…), ktorý si upravíte v číselných radoch. IBAN si Faktero pamätá z poslednej samofaktúry tomu istému dodávateľovi.

Samofaktúra vie všetko, čo bežná faktúra: text nad položkami, popis a zľavu na položke, konštantný a špecifický symbol, jazyk faktúry (aj pre zahraničného dodávateľa — veta o vyhotovení odberateľom sa preloží), cudziu menu s prepočtom dane kurzom ECB a osobitnú úpravu podľa § 65 a § 66, zľavu na celú faktúru a zúčtovanie zaplatenej zálohy (prijatej zálohovej faktúry od toho istého dodávateľa). Položky sa dajú vybrať z cenníka a skladu — pri skladovej karte sa ponúkne posledná nákupná cena. Pri prenesení daňovej povinnosti (kovový šrot a odpad, stavebné práce podľa § 69 ods. 12, alebo dodávateľ z iného štátu EÚ) daň na faktúre nebude — samozdaníte ju vy a dodávateľovi platíte len základ. Pri dodávateľovi z iného štátu EÚ faktúra odkazuje na smernicu (čl. 138 pri tovare, čl. 196 pri službe).

Dodávateľ dostane e-mail aj stránku na odsúhlasenie v jazyku faktúry — po slovensky, česky, anglicky, nemecky alebo maďarsky.

3. Odsúhlasenie. Na detaile faktúry kliknite na Poslať na odsúhlasenie. Dodávateľ dostane e-mail s PDF a odkazom — bez registrácie klikne Súhlasím, alebo faktúru vráti s poznámkou, čo nesedí. Vy dostanete správu, ako rozhodol. Vrátenú faktúru opravíte a pošlete znova; úprava po odoslaní zruší starý odkaz, aby dodávateľ neodsúhlasil inú verziu.

Keď dodávateľ odsúhlasí inak — podpíše papierovú faktúru, potvrdí e-mailom, alebo dohoda hovorí, že mlčanie v lehote je súhlas — použite Odsúhlasil inak a zapíšte ako.

Čo sa deje potom. Odsúhlasená samofaktúra je obyčajná prijatá faktúra: vstupuje do DPH na vstupe a kontrolného výkazu (časť B.2, pri viacerých sadzbách rozpísaná po sadzbách), dá sa uhradiť z banky aj hromadným príkazom a PDF v odsúhlasenej podobe sa uloží ako príloha. Meniť sa už nedá — chyba sa opravuje dobropisom: na detaile kliknite na Vystaviť dobropis, položky sa predvyplnia so záporným množstvom a na dobropise bude číslo opravovanej faktúry. Aj dobropis musí dodávateľ odsúhlasiť. Výkup tovaru na sklad prijmete z odsúhlasenej samofaktúry tlačidlom Prijať na sklad — nákupná cena je cena z faktúry po zľavách, v pohyboch skladu je pri ňom odkaz na samofaktúru. Kým nie je odsúhlasená, do výkazov ani do príkazu na úhradu nevstúpi a výkaz na ňu upozorní.

Dodávateľ si faktúru zaeviduje medzi svoje vydané faktúry pod číslom, ktoré dostala u vás, a daň z nej odvádza on.

Pri prijatej faktúre od dodávateľa s českým DIČ si Faktero samo overí dodávateľa v Registri plátců DPH Finančnej správy ČR: či nie je nespoľahlivý platca a či je IBAN z faktúry medzi jeho zverejnenými účtami. Výsledok je na detaile faktúry aj vo formulári hneď po zadaní DIČ a IBAN-u, s dátumom overenia; tlačidlom Ověřit znovu sa dá overiť pred úhradou.

Prečo na tom záleží: odberateľ ručí za DPH dodávateľa (§ 109 zákona o DPH), keď zaplatí nespoľahlivému platcovi, alebo pri sume nad 540 000 Kč na účet, ktorý platca nezverejnil. Overenie sa týka len firiem s krajinou Česko.