Doklady a skenovanie

Doklady sú drobné výdavky, ktoré nemajú faktúru — bločky z čerpačky, z obchodu, z parkoviska, účtenky z reštaurácie. Odfotíte ich hneď na mieste a účtovníčka ich má na konci mesiaca pokope.

Prijaté faktúry sú naproti tomu doklady so splatnosťou, ktoré niekomu dlžíte. Ak sa z bločku vykľuje faktúra, netreba ju prepisovať — pozri Presun medzi prijaté faktúry.

V Doklady → Nový doklad máte tri tlačidlá:

• Odfotiť — fotku prečíta AI a doplní dodávateľa, dátum, sumu, sadzby DPH aj jednotlivé položky.
• QR kód — naskenuje eKasa QR z bločku. To je najpresnejšia cesta, viac nižšie.
• Nahrať súbor — fotka alebo PDF z počítača. Súbor sa dá aj pretiahnuť myšou do vyznačenej plochy.

Po načítaní sa formulár vyplní sám, ale zostáva na vás ho skontrolovať. Doplňte kategóriu (napríklad „pohonné hmoty“), spôsob platby — hotovosťou, kartou alebo prevodom — a prípadne poznámku.

QR kód na slovenskom bločku nenesie sumu ani položky — nesie identifikátor dokladu (UID). Faktero si s ním vypýta celý doklad priamo z Finančnej správy, takže sa načíta presne to, čo predajca odoslal: dodávateľ, IČO, dátum, čas, položky aj rozpis DPH.

Podľa toho, ako sa doklad podarilo získať, svieti nad formulárom štítok:

• ✓ Načítané z Finančnej správy — údaje sú overené, netreba ich kontrolovať.
• Len z QR kódu — doklad sa vo Finančnej správe nenašiel (stáva sa pri čerstvých bločkoch alebo pri výpadku ich systému). Suma z QR kódu sedí, položky chýbajú.
• Odhadnuté z fotky — QR sa nedal prečítať a údaje odhadla AI. Tie si prejdite.

Ak dáte spôsob platby hotovosťou, doklad automaticky uberie z hotovosti v pokladni — nemusíte k nemu robiť ešte aj výdavkový pokladničný doklad. Podrobne v manuáli k pokladni.

Doklad platený kartou alebo prevodom stav pokladne nemení.

Keď sa ukáže, že nahratý doklad je v skutočnosti faktúra so splatnosťou, presuniete ho jedným tlačidlom na riadku v zozname dokladov. Prenesie sa aj s prílohou a z Dokladov zmizne — aby sa ten istý náklad nepočítal dvakrát.

Zoznam sa filtruje podľa mesiaca a stavu (spracované, exportované). Pri každom doklade vidno dátum, dodávateľa, sumu a zdroj — teda či prišiel z eKasy, z fotky alebo bol nahratý ručne.

Do balíka pre účtovníčku idú doklady spolu s faktúrami cez Účtovné exporty; ak účtujete v Pohode, prenesú sa aj tam — pozri Prepojenie s Pohodou.

Najrýchlejšia cesta, ako dostať faktúru od dodávateľa dnu: nechať ju tam prísť samu. Každá firma má vlastnú adresu, napríklad vasafirma-k7f2p9@doklady.faktero.sk, a čo na ňu prepošlete, to sa spracuje.

Adresu nájdete v Doklady → Doklady e-mailom. Skopírujete ju a prepošlete na ňu mail od dodávateľa — nič sa nesťahuje a nikam sa neprihlasujete. Z PDF v prílohe sa prečíta dodávateľ, IČO, IČ DPH, IBAN, číslo faktúry, variabilný symbol, dátum vystavenia aj splatnosti, sumy a jednotlivé položky — tie sú na detaile dokladu len na prezretie, do skladu ani do účtovníctva nevstupujú.

Na detaile dokladu je aj náhľad prílohy, takže na prezretie nemusíte nič sťahovať.

Doklad potom čaká medzi prijatými faktúrami ako rozpracovaný. Nič sa neschváli samo — prezriete si ho a uložíte.

Čo je dobré vedieť:

• Adresa je pre každú firmu iná. Ak máte firiem viac, prepnite sa hore v lište a vezmite si tú správnu.
• Berie sa PDF alebo fotka v prílohe. Mail bez prílohy sa v denníku označí ako „bez prílohy“ a nič sa nezaloží.
• Viac príloh v jednom maile znamená viac dokladov — každá sa spracuje zvlášť.

Adresa sa dá zmeniť na vlastnú — tlačidlom „Zvoliť vlastnú" si namiesto náhodného konca zadáte svoje slovo a číslo, napríklad doklady-2026@doklady.faktero.sk. Diakritiku, medzery a veľké písmená si Faktero opraví samo a hneď ukáže, ako bude adresa naozaj vyzerať.

Pozor, adresa je zároveň heslo. Kto ju pozná, vie vám poslať doklad — preto sa predvolene generuje s náhodným koncom, ktorý sa nedá uhádnuť z názvu firmy. Krátku a logickú adresu si vie domyslieť aj cudzí človek. Ak vlastnú chcete, pridajte do nej niečo svoje, čo nie je na prvý pokus zrejmé.

Na tej istej stránke je aj denník posledných mailov — pri každom vidno, ako dopadol. Keď doklad nedorazil, začnite tam. A keby sa adresa dostala tam, kam nemá, dá sa vypnúť alebo vymeniť za novú; stará vtedy prestane prijímať.

Prepošlite si doklady raz a navždy: Gmail vie posielať kópiu pošty na inú adresu sám. Nastavíte to v Gmaile v Nastavenia → Preposielanie a POP/IMAP → Pridať adresu na preposielanie, kam vložíte svoju adresu z Doklady → Doklady e-mailom.

Google si to musí overiť, a preto pošle potvrdzovací mail — lenže pošle ho na tú novú adresu, teda k nám. Preto ho Faktero zachytí a ukáže vám ho: na stránke Doklady e-mailom sa objaví žltý pruh „Google žiada potvrdenie preposielania“. Objaví sa sám, netreba obnovovať stránku.

V pruhu je to, čo od vás Google chce:

• tlačidlo Potvrdiť preposielanie — odkaz od Googlu. Funguje len v prehliadači, kde ste prihlásený do tej istej schránky;
• kód, keď ho Google poslal — dá sa skopírovať a vložiť priamo v Gmaile vedľa tlačidla „Overiť“. Google ho ale posiela len niekedy, väčšinou príde iba odkaz;
• tlačidlo Už som potvrdil, ktorým pruh odpracete — Google nám o potvrdení nedá vedieť, takže sám nezmizne.

Potom sa vráťte do Gmailu, zapnite „Preposielať kópiu doručenej pošty na…“ a uložte. Samotné overenie preposielanie ešte nezapne.

Odporúčame nepreposielať všetko. V Gmaile si radšej spravte filter (Vyhľadávanie → Vytvoriť filter → Preposlať na) napríklad na maily s prílohou alebo na konkrétnych dodávateľov. Inak sa Faktero pokúsi spraviť doklad z každého mailu, čo vám príde, a denník sa zaplní hláškami „bez prílohy“.

Potvrdenie platí sedem dní. Keď ho prešvihnete, jednoducho pridajte adresu v Gmaile znova — príde nové.

Prečo je to bezpečné. Potvrdzovací mail prijmeme len od skutočnej adresy Googlu a len vtedy, keď sedí jeho elektronický podpis (SPF a DKIM domény google.com). Podvrhnutý mail „od Googlu“ s cudzím odkazom zahodíme. Z mailu si navyše necháme iba kód, odkaz a adresu schránky, z ktorej sa preposiela — obsah mailu sa nikam neukladá.

Skenovanie je hlavný dôvod, prečo mať Faktero v telefóne — bloček odfotíte hneď pri pokladni a nemusíte ho nosiť domov. Funguje to aj bez signálu: doklad sa uloží do telefónu a odošle sa, keď sa pripojíte.

Faktúru z PDF viete rovnakým spôsobom načítať aj v Skeneri dokladov na webe.