Sklad vo Faktere

Sklad vo Faktere odpovedá na tri otázky: čo mám, koľko to stálo a kam sa to podelo. Nie je to samostatná evidencia vedľa fakturácie — je to tá istá evidencia. Keď vystavíte faktúru na skladovú položku, tovar sa odpíše sám.

Konkrétne sklad vie:

• viesť skladové karty so stavom, nákupnou a predajnou cenou,
• evidovať príjem, výdaj, opravu a inventúrny rozdiel — každý pohyb s dátumom, cenou a poznámkou,
• počítať váženú nákupnú cenu, takže viete, akú maržu ste na predaji naozaj dosiahli,
• odpisovať tovar automaticky pri odoslaní faktúry a vracať ho pri dobropise,
• rezervovať tovar na ponuku alebo prijatú objednávku,
• presúvať tovar medzi viacerými skladmi,
• vystavovať dodacie listy,
• strážiť minimálne zásoby a pripraviť objednávku u dodávateľa,
• robiť inventúru a rozdiel zaúčtovať,
• priradiť výdaj na zákazku, aby bolo vidieť skutočný náklad práce.

Kliknutím na ikonu dokumentu pri položke sa otvorí skladová karta: pohyby od začiatku, rezervácie, priemerná aj posledná nákupná cena a export pohybov do CSV.

Karta vzniká v Sklad → Skladové položky. Má SKU, názov, mernú jednotku, nákupnú a predajnú cenu, prípadne čiarový kód, umiestnenie a fotku.

Najdôležitejší prepínač je Sledovať stav. Iba pri zapnutom sledovaní pohyby menia množstvo a Faktero bráni tomu, aby stav klesol pod nulu. Služby a položky, ktoré na sklade nedržíte, nechajte bez sledovania — inak vám každá faktúra spadne na nedostatok zásoby.

Karta sa viaže na produkt z katalógu (Produkty a služby). Produkt je to, čo predávate a čo vidíte na faktúre; karta je to, čo fyzicky ležíte na sklade. Vďaka tomu môže mať tá istá karta inú predajnú cenu pre rôznych odberateľov — o tom je cenník a zľavy.

Kartu, ktorú už nepoužívate, archivujte, nemažte. Mazanie by odstrihlo históriu pohybov, ktoré patria k starým faktúram.

Pohyby nájdete v Sklad → Pohyby, nový sa zadáva cez Príjem a Výdaj.

• Príjem — nákup tovaru. Zadajte množstvo a nákupnú cenu za jednotku. Bez nej sa nedá spočítať vážená cena a marža na faktúre bude nepravdivá.
• Výdaj — predaj mimo faktúry, spotreba na zákazke, škoda. Znižuje stav.
• Oprava — ručná úprava so znamienkom, keď sa niečo zaevidovalo zle.
• Faktúra a dobropis — tieto vytvára Faktero samo, ručne sa nezadávajú.

Pri výdaji môžete vybrať zákazku. Tovar sa potom objaví v jej nákladoch a vo vyhodnotení marže.

Faktero oceňuje sklad váženým priemerom. Keď kúpite 10 kusov po 4 € a neskôr 10 kusov po 6 €, karta má 20 kusov v priemernej cene 5 €. Každý ďalší výdaj berie túto priemernú cenu.

Priemer sa prepočítava pri každom príjme, takže hodnota skladu v Sklad → Hodnota zodpovedá tomu, čo ste za tovar naozaj zaplatili — nie poslednej cene ani cenníkovej.

Pozor na pohyby bez ceny. Ak sa pri starších pohyboch nákupná cena nevyplnila, ostanú bez ocenenia a v hodnote skladu chýbajú. Vyriešite to opravným pohybom alebo inventúrou s cenou.

Keď na faktúru vyberiete položku, ktorá má skladovú kartu, a faktúra prejde do stavu Odoslaná alebo Uhradená, Faktero vytvorí pohyb typu faktúra a stav skladu sa zníži.

Pri dobropise sa vytvorí opačný pohyb a tovar sa vráti na sklad — vrátane zákazky, na ktorú bol pôvodne vydaný.

Kým je faktúra koncept, sklad sa nehýbe. Až odoslanie je moment, keď tovar odišiel.

Skladové položky odoslanej faktúry sa už nedajú meniť. Keby sa dali, stav skladu by prestal zodpovedať dokladom.

Rezervácia drží tovar pre konkrétny doklad, aby ho medzitým niekto nepredal. Vzniká z cenovej ponuky alebo z prijatej objednávky, keď na nej zapnete rezervovať tovar.

Rezervovaný kus stále leží na sklade, ale dostupné množstvo je o neho nižšie. Práve dostupné množstvo vidíte pri výbere položky na faktúru.

Rezervácia sa uvoľní, keď sa doklad vybaví, zruší alebo (pri ponuke) uplynie jej platnosť.

Firma môže mať viac skladov — predajňu, dielňu, auto technika. Nastavujú sa v Sklad → Nastavenia.

Presun tovaru medzi nimi robte cez Sklad → Presuny, nie dvojicou výdaj + príjem. Prevod zachová ocenenie a v histórii je vidieť, že tovar firmu neopustil.

Dodací list v Sklad → Dodacie listy je doklad o fyzickom odovzdaní tovaru. Používa sa vtedy, keď tovar odchádza skôr, než sa fakturuje — napríklad na stavbu.

Dá sa vytlačiť ako PDF a odovzdať s tovarom.

Na karte nastavte minimálny stav a prípadne optimálny stav. Zoznam toho, čo je pod limitom, nájdete v Sklad → Pod minimom; upozornenie sa objaví aj na nástenke.

Odtiaľ sa dá rovno pripraviť objednávka u dodávateľa. Faktero navrhne množstvo tak, aby ste sa dostali na optimálny stav. Príjem tovaru sa potom zapíše priamo na objednávku a tá si sama drží prehľad, čo z nej ešte neprišlo.

Inventúra porovná fyzický stav so stavom v systéme a rozdiel zaúčtuje.

1. V Sklad → Inventúra založte novú inventúru.
2. Vyplňte spočítané množstvá pre každú kartu.
3. Po uzavretí Faktero vytvorí pohyby typu inventúra s rozdielom.

Inventúrny rozdiel nevstupuje do nákladov zákazky — je to oprava evidencie, nie spotreba materiálu.

Karty sa dajú triediť do kategórií. Pri väčšom sklade je to jediný spôsob, ako sa v ňom vyznať.

Celý sklad naraz založíte cez Sklad → Import z CSV.

Opačným smerom je Export skladu CSV v zozname skladových položiek. Súbor obsahuje SKU, názov, aktuálny a minimálny stav, nákupnú a predajnú cenu a hodnotu skladu. Je v UTF-8 so stredníkom ako oddeľovačom, takže sa otvorí v Exceli.

• Karta bez sledovania stavu sa nikdy neodpíše. Ak vám stav „nič nerobí", skontrolujte najprv tento prepínač.
• Príjem bez nákupnej ceny pokazí váženú cenu aj maržu. Cenu doplňte hneď, spätne sa dohľadáva ťažko.
• Koncept faktúry sklad nehýbe. Ak tovar odišiel, faktúru odošlite.
• Presun medzi skladmi nerobte výdajom a príjmom — pokazíte tým ocenenie aj históriu.
• Uzamknuté obdobie ( uzávierka) nepustí zmeny do starých dokladov. Ak sa pohyb nedá uložiť spätne, býva to práve toto.

Ak účtovníčka vedie sklad v Pohode, karty jej vieme posielať priamo — zapína sa to vo Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou a treba k tomu vyplniť členenie skladu.

Posiela sa číselník zásob, nie stav skladu. Množstvá v Pohode vznikajú príjemkami a výdajkami, takže dosadené číslo by sa s dokladmi rozišlo. Viac v manuáli k Pohode.